Kod odabira poslovne adrese prođite put jednog dokumenta: gdje stiže, kako dolazi do vas i tko ga zatim obrađuje. Takav pregled otkriva pitanja koja se ne vide iz samog naziva paketa. U nastavku su prijedlozi za dogovor o pošti, uz potvrđene razlike među paketima.
ZagrebSpace pruža virtualni ured u Gackoj 16 u Zagrebu. Adresa je uključena u svaki paket, a obrada pošte ovisi o izboru paketa i dogovorenim uvjetima.
Popišite vrste pošte koje očekujete
Započnite pošiljateljima koji vam već šalju dokumente. Za novu tvrtku napravite radni popis očekivane pošte i jasno ga označite kao procjenu. Odvojite obične pošiljke od preporučenih. Ako očekujete pakete ili sudsku poštu, navedite ih zasebno u upitu.
Procjenu količine sastavite prema podatcima koje imate. Broj pošiljki nije nužno broj stranica koje treba skenirati. Ako su vam dokumenti opsežni, opišite i to pa provjerite kako se vaša pošta uklapa u uvjete usluge. Nemojte pretpostaviti da svaka vrsta pošiljke ima isti postupak.
Provjerite što paket radi nakon primitka
Basic daje poslovnu adresu bez skeniranja. Sve iz paketa Basic. Otvaranje, skeniranje i slanje pošte na email, preporučena pošta i prosljeđivanje uključeni su za uobičajenu količinu pošte. Veći broj skeniranja ili preporučenih pošiljki podliježe dodatnoj naknadi koju dogovaramo unaprijed.
Preporučena pošta u Basicu preuzima se i potpisuje uz doplatu po pošiljci. Complete uključuje uobičajenu količinu. Posebne vrste pošte dogovaraju se u ponudi. Sadržaj usluge i aktualni iznosi prikazani su na stranici pošta i skeniranje.
Dogovorite pristup izvornicima
Sken na emailu i papirnati izvornik dvije su različite stvari. U upitu pitajte kako se izvornici čuvaju, kako ih možete preuzeti i može li druga osoba preuzeti poštu u vaše ime. Tražite potvrdu uvjeta i potrebnog dogovora prije odlaska po dokumente.
Prosljeđivanje je uključeno u Complete. U ponudi potvrđujemo način slanja i čuvanja izvornika.
Odredite tko u tvrtki prati dokumente
Za planiranje odaberite adresu emaila koju odgovorna osoba redovito pregledava. Dogovorite tko preuzima taj posao tijekom odsutnosti. Ako sken treba računovodstvu ili drugoj osobi, zapišite postupak kojim mu ga prosljeđujete.
Za dokument koji zahtijeva postupanje po roku koristite provjeru primjerenog postupka za konkretan dokument. Paket virtualnog ureda ne opisuje sam po sebi tko u vašoj tvrtki prati rokove. Uslugu i unutarnju odgovornost razjasnite odvojeno, bez pretpostavke da jedno automatski rješava drugo.
Sačuvajte odgovore uz ponudu
Zatražite da ponuda jasno navede odabrani paket i dogovorene posebne potrebe. Provjerite uvjete za poštu koja stigne kada promijenite paket ili prestanete koristiti uslugu. Te odgovore spremite uz vlastiti popis pošiljatelja i odgovornih osoba.
Za izbor paketa pročitajte usporedbu paketa virtualnog ureda. Za širi izbor usluge otvorite kako odabrati virtualni ured. Preko kontakta pošaljite količinu i vrste pošte te napišite trebate li skenove, izvornike ili dogovor o prosljeđivanju.